I vårt nyligen livesända webbinarium ”Making the Right Technology Choices to Support Hybrid Working" diskuterade vi, tillsammans med vår partner Microsoft, hur företag kan tillmötesgå arbetstagares snabbt föränderliga behov och skapa den bästa it- och nätverksinfrastrukturen för att stödja hybridarbete.
Sedan covid-19-pandemin bröt ut i början av 2020 har vår vardag förändrats dramatiskt. Både arbetsgivare och arbetstagare har varit tvungna att snabbt anpassa sig till det ”nya normala” sättet att arbeta, och mixen av kontorsarbete och hemmaliv har gett upphov till nya utmaningar.
Sharps undersökning av 6 000 kontorsarbetare i Europa visade att en stor majoritet av personer under 30 år stöder hybridarbete. Samtidigt börjar företag att acceptera idén om att deras teknik också behöver förändras för att klara de krav som ställs i allt högre grad: den behöver vara av god kvalitet och ständigt uppdaterad.
Vad kan vi förvänta oss i framtiden?
Webbinariet började med att Chris Parker, European Product Manager för Sharp och Thomas Hall, Partner Account Executive för Microsoft, diskuterade det starka stöd de fått av sina respektive arbetstagare under pandemin och hur detta var avgörande för balansen mellan deras arbete och privatliv.
Webbinariet fokuserade på två centrala frågor: hur företag kan planera för en framtid där hybridarbete står i centrum genom att fatta informerade teknikbeslut och vad arbetstagare har för uppfattning när det gäller kontorsutrymmen efter pandemin.
Chris tror att det inte kommer att ske en massåtergång till kontoret utan snarare att detta kommer att ske på ett mer försiktigt sätt. ”Den yngre åldersgruppen är mycket öppnare och mer redo inför idén med att distansarbete, eller att arbete hemifrån, kan vara mycket produktivt. De tror tillräckligt på sig själva för att kunna bidra under webbmöten och är faktiskt ganska nöjda över att inte behöva fastna i en stelare arbetsmiljö.”
Thomas instämde och utvecklade sina tankar: ”Tiden på kontoret behöver vara mer eftertänksam, så att vi inte låter människor komma till kontoret bara för att arbeta utan att få stunderna på kontoret att betyda något.” Thomas lade till: ”Att få möten att betyda något, se till att socialt engagemang faktiskt planeras och anordnas så att människor får ut så mycket som möjligt av det. Jag tror att det är dit världen är på väg.”
Kommer anställda komma tillbaka till kontoret?
Utifrån Sharps forskning, som ger stöd åt uppfattningen att distansarbete är här för att stanna, fokuserade den andra delen av webbinariet på vad som kommer att krävas för att anställda ska återgå till arbetsplatsen.
Chris sammanfattade sina åsikter och sa att ”man måste göra idén om att återgå till kontoret attraktiv. Det pågår en kamp om talanger, så om du vill att de bästa människorna ska arbeta för dig måste du kunna visa det. Detta innebär att erbjuda en god arbetsmiljö, flexibilitet när det gäller arbetssätt och att se till att aktiviteterna passar omgivningen.”
”Det är även viktigt att tänka på platsen”, var han också angelägen om att betona. ”Det är inte särskilt spännande att ha ett kontor som är fast i ett industriområde. Jag älskar att gå till kontoret eftersom jag vet att det ligger i centrum där det finns tillgång till restauranger för luncher, lite shopping och där det finns möjlighet att uträtta ärenden. Det är dessa saker som ses som fördelar för anställda.”
Kan standardisering av teknik förhindra fallgropar?
Diskussionen gick sedan över till standardisering. Thomas inledde diskussionen om vad som är viktigt när det gäller kraven på kontorets hårdvara och programvara och slog fast att den måste vara inkluderande, produktiv och flexibel.
”Inom Microsoft har vi standardiserat genom M365, och Teams blir den där allestädes närvarande arbetsmiljön oavsett om du är på kontoret, hemma eller på ett kafé. Du ansluter och samarbetar. Över en miljon företag använder nu Microsoft 365-plattformen, så den har blivit standard, men hur mycket du använder eller inte använder den är upp till dig.”
Standardisering är avgörande för att säkerställa jämlik behandling av arbetstagare. ”Standardiseringen gör en inköpschefs liv lättare. De kommer att känna sig säkrare samtidigt som trovärdigheten och sinnesfriden ökar”, enligt Chris.
”Windows collaboration display från Sharp är certifierad av Microsoft. Den ger en sömlös upplevelse med Teams. Vi ansluter oss till Microsofts ekosystem och standardisering, och vi vet att våra kunder känner sig säkra samtidigt som det är mer sannolikt att de fattar ett positivt beslut när det gäller vår display utifrån det.”
Vad behöver företag tänka på när de fattar inköpsbeslut?
Investeringar i företags infrastruktur är av avgörande betydelse, så företagen måste se till att göra på rätt sätt. Chris pratade utifrån sin erfarenhet från Sharp: ”Vi har Windows collaboration display, som vi anser vara en mycket bra investering. En av huvudfördelarna är att den också sparar in på utbildning. Det vanliga när det handlar om ny teknik är att man måste lära sig hur allting hänger ihop, men när det gäller vår Windows collaboration display används redan välbekant teknik. Det leder till besparingar i fråga om utbildning.”
Thomas angav tre stora områden som företag oavsett storlek bör tänka på när de fattar inköpsbeslut för att möjliggöra hybridarbete:
”Människorna kommer först. Vi måste inkludera alla i beslutsprocessen. Med människor finns även tanken på välmåendet, att attrahera de rätta talangerna och hur vi utbildar människor i början av sina karriärer för att säkerställa att de får del av handledning och kompetensutveckling.”
”Platsen kommer i andra hand: var behöver mina anställda vara för att få arbetet utfört? Kostnader det rör sig om är fastighetskostnaderna. Är det nödvändigt att alla befinner sig på huvudkontoret? Även detta måste tas med i beräkningen.”
”Sist men inte minst, det som jag tror verkligen skapar samverkan mellan människorna och platsen är processen. Du måste gå genom digitala arbetsflöden och titta på produktiviteten. Hur får jag ut det bästa av min personal och ser till att de får den bästa upplevelsen? För detta ändamål är it-avdelningen inte bara människor som hanterar datorer. De måste även ha en konsultativ uppgift för att se till att företaget eller tjänsten ska fungera.”
”Det måste även finnas en samrådsinriktad strategi för att integrera affärsprogram och verktygen, produkterna och tjänsterna som du behöver för att skapa digitala lösningar på ett ekonomiskt överkomligt sätt. I annat fall kommer det bara att kosta dig mer pengar än det borde. Det är naivt att tänka på det som någonting kortsiktigt. Det handlar om att utnyttja vad vi hade och vad vi har lärt oss av pandemin och att sätta samman detta för att bygga den bästa möjliga framtiden.”
Chris instämde: ”Jag är personligen ganska överraskad över hur mycket vi har kunnat åstadkomma under de senaste 18 månaderna med Microsoft Teams och digital teknik. Mycket mer än vad jag trodde var lättillgängligt, vilket vi ser i de produktivitetsresultat vi får in. Jag tror att det är vad digitala lösningar alltid ska sikta på, att tillhandahålla den jämlikheten mellan erfarenhet och medverkan.”
