Dokumenthanteringssystem
Skapa struktur och sökbarhet bland dokument och data. Med dokumenthanteringssystem får du kontroll på alla dokument som du på ett säkert sätt kan dela med andra.
Kontakta ossVad är ett dokumenthanteringssystem?
Ett dokumenthanteringssystem används för att lagra, spåra och hantera dokument digitalt. Skapa en spårbar, säker struktur för företagets dokument, från word-filer, e-postmeddelandet och PDF:er till inscannade dokument.
Lagra och strukturera
Med ett dokumenthantingssystem lagrar och strukturerar du dokument och filer på en centraliserad plats. Med sökbarhet får du ordning och kontroll på alla dokument.
Dela och samarbeta
Du kan enkelt dela dina dokument med kollegor eller kunder och du har full kontroll över behörigheter och vad användarna har möjlighet att göra. Det möjliggör samarbete på ett säkert och effektivt sätt.
Redigera och uppdatera
Alla som har behörighet kan redigera dokument i realtid. Du har även tillgång till och kan spåra de olika versionerna av ett dokument och kan se vem som gjort vilka uppdateringar.
Spårbarhet och OCR-tolkning
Skapa en spårbarhet bland dina filer så att du lätt kan hitta rätt dokument. Inscannade dokument kan OCR-tolkas, det betyder att dokumenten indexeras med metatags och innehåll så att du snabbt kan hitta dem.
Säkerhet
Våra dokumenthanteringssystem är anpassade för att skydda din data. Alla dokument är krypterade och kräver behörighetskontroll. Med delade dokument kan du se vem och vad som har ändrats och kan lätt få fram äldre versioner.
Molnbaserat system
Med ett molnbaserat system har du alltid tillgång till dina dokument. Alla filer är alltid säkert sparade även om din dator skulle gå sönder eller försvinna.
Fördelar med ett dokumenthanteringssystem
Underlätta lagring, delning och dokumentsäkerhet. Med ett dokumenthanteringssystem kan du lätt hitta dina filer och dokument.
Ökad effektivitet och produktivitet
Manuella processer som arkivering och indexering kan med ett dokumenthanteringssystem automatiseras och mänskliga misstag kan undvikas. Genom att skapa spårbara och sökbara filer blir det enkelt att hitta de dokument du behöver, när du behöver dem.
Ökad säkerhet och efterlevnad
Dina dokument kan kontrolleras centralt och skyddas från obehörig åtkomst. Du kan även sätta regler för att säkerställa att rätt personer har tillgång till rätt information vid rätt tidpunkt. Ett dokumenthanteringssystem kan också hjälpa dig spåra dokument och se till att de följer relevanta lagar och förordningar.
Bättre samarbete
Underlätta informationsutbytet och samarbetet genom att dela dokument med utvalda personer. Uppdatera och redigera dokumentet tillsammans i realtid. Detta kan leda till förbättrad kommunikation och snabbare beslutsfattande.
Minska kostnaderna
Spara både tid och pengar med effektivare dokumenthantering. Det kan också minska kostnaden för pappershantering, utskrift och lagring samtidigt som ni minskar risken för förlust av data eller att viktiga dokument förstörs.
Scanna direkt till dokumenthanteringssystemet
På arbetsplatser är det avgörande att hantera sina fysiska dokument effektivt och säkert. Att digitalisera dokument, det vill säga processen att scanna, spara och kunna spåra pappersdokument digitalt, är en nödvändighet för många verksamheter. Oavsett om det handlar om att scanna fakturor, avtal eller kundorder, kan digitalisering frigöra tid och resurser, förbättra säkerheten och effektivisera din dokumenthantering.
Men datafångst kan du automatisera hela digitaliseringsprocessen, från scanning till namngivning och arkivering. Även känsliga dokument kan skickas och sparas säkert som lösenordskyddade PDF:filer.
Frågor & svar om dokumenthanteringssystem
Här hittar du svar på vanliga frågor om dokumenthanteringssystem.
Dokumenthantering är processen att skapa, lagra, organisera och redigera dokument och filer digitalt. För att effektivisera och göra denna process säker används ett dokumenthanteringssystem.
DMS står för Document Management System och betyder dokumenthanteringssystem. DMS är ett system för att underlätta hanteringen av alla typer av dokument digitalt.
Man måste inte enligt lag ha en dokumenthanteringsplan. Att ha en dokumenthanteringsplan och att använda sig av ett dokumenthanteringssystem underlättar spårningen av dokument vilket krävs av viss dokumentation.
