Dokumenthantering

Skapa spårbarhet - bli digital

Att digitalisera dokument  - det vill säga processen att scanna, hitta och spara ett pappersdokument digitalt måste fungera på det flesta arbetsplatser. Kanske är det fakturor som ska scannas för att skapa digitala dokument av papper. Dokument ska scannas, namnges, arkiveras, indexeras, delas och lagras. Med hjälp av datafångst kan hela processen bli automatiserad vilket sparar både tid och pengar.

Genom att skapa spårbara och sökbara filer blir dokumenthanteringen mer effektiv med minskad manuell hantering som kan orsaka mänskliga misstag. Jobbet blir gjort snabbare och säkrare helt enkelt.

Interior designers stood going through plans while designer is sat working on a laptop in the background

Med effektiva lösningar för att hantera dokument kan du:

  • Hitta och organisera dokument – all information från vilken källa som helst, till exempel e -post, skrivare, kopiatorer eller kontorssystem, kan hittas, klassificeras och lagras.
  • Kontrollera åtkomst och öka transparensen - regler för att säkerställa att endast rätt personer har tillgång till rätt information vid rätt tidpunkt.
  • Öka och effektivisera samarbetet - alla kan dela och granska samma dokument så att den senaste, mest uppdaterade versionen alltid finns tillgänglig.
  • Upprätthålla en konsekvent infrastruktur för dokument - så att information kan delas med andra system, till exempel CRM och finansiella applikationer.
  • Hantera dokument säkert – dokument kan kontrolleras centralt och skyddas från obehörig åtkomst.
  • Följa regler – spårbarhet och digitala signaturverktyg hjälper till att säkerställa att du följer de uppsatta regler som finns.
Finger-pressing-printer-panel product MX-C607F

Indexera och analysera med scannerlösningar och OCR-tolkning

Genom att scanna metatags och dokumentinnehåll, indexeras dina dokument på ett smart sätt för snabbt kunna hittas. Du kan välja olika alternativ hur du vill spara dina digitala dokument så att de finns precis där de behövs.

Fakturascanning och datafångst innebär att även känsliga dokument kan skickas och sparas säkert som lösenordskyddade PDF-filer.

men-woman-office-looking at tablet

Öka produktivitet och få bättre kontroll

Genom att göra det möjligt för dig att hitta, dela och säkert lagra din företagsinformation kan våra säkra dokumenthanterings- och arbetsflödeslösningar hjälpa dig att:

  • Arbeta mer effektivt – effektivisera affärsprocesser, minska mänskliga fel och möjliggöra snabb åtkomst till dokument.
  • Minska kostnader – utföra uppgifter snabbare, minska mängden utskrifter och minimera fysiska utrymme för att arkivera papper.
  • Förbättra revisions- och efterlevnadsprocesser - med hjälp av tydlig spårbarhet och att snabbare hitta alla relevanta dokument.
  • Förbättra dokumentsäkerhet - se till att endast auktoriserad personal har tillgång till information.
  • Öka informationsutbytet och intäktsmöjligheter - med effektivare delning och konsolidering av data.
  • Leverera en bättre kundupplevelse – du får fler nöjda kunder om du kan hitta rätt information och snabbt svara på deras frågor.
Printer-office-people working at desks