Driver du egen verksamhet och använder kassasystem? Då finns det flera lagkrav som är viktiga att känna till för att uppfylla Skatteverkets regler. Dessa regler är grunden för att skapa transparens och säkerhet i din verksamhet. Här nedanför har vi samlat de viktigaste kraven - både lagkrav som gäller idag och nya som tillkommer.
Krav för kassasystem idag:
Alla betalningar ska registreras
Swish, kort och andra digitala betalningar räknas som kontantbetalningar och måste registreras i systemet.
Kvitto ska alltid erbjudas
Oavsett betalsätt ska kunden alltid erbjudas kvitto.
Kassasystemet måste vara certifierat och vara kopplat med en godkänd kontrollenhet, fysiskt eller molnbaserad
En kontrollenhet till ett kassasystem är ett krav i Sverige för att uppfylla Skatteverkets regler om kassaregister. Syftet med kontrollenheten:
- Förebygga skattefusk
Kontrollenheten lagrar en kopia av alla kvittotransaktioner som görs i kassasystemet. Detta gör att Skatteverket kan kontrollera att försäljningen som rapporteras stämmer. - Säker lagring av data
Den fungerar som en oberoende enhet som inte går att manipulera lika enkelt som själva kassasystemet. Den sparar information om:
- Kvittodata
- Tidpunkt för transaktion
- Kassaregistrets identitet - Lagkrav
Enligt Skatteförfarandelagen måste företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning (inkl. kort) använda ett certifierat kassaregister med kontrollenhet, om de inte omfattas av undantag.
Nytt krav från och med 2027:
XML-export blir obligatoriskt
Från och med 2027 måste kassaregister kunna exportera försäljningsdata i XML-format. Det innebär att Skatteverket kräver att alla kassasystem kan exportera data i ett standardiserat format. Sedan 31 december 2022 får kassasystem utan möjlighet till standardexport av data inte tillverkas. Från och med den 31 december 2026 får dessa system inte heller användas. Läs mer om kravet på standardexport av data här.
Fördelar för ditt företag:
- Ökar förtroendet hos kunder och myndigheter.
- Minskar risken för böter vid Skatteverkets kontroll.
- Ger en spårbar och säker transaktionshistorik.
Checklista - uppfyller ditt kassasystem kraven?
• Stödjer ditt system XML-export?
• Registreras Swish och andra digitala betalningar korrekt?
• Har du en plan för uppgradering eller byte (vid behov) i god tid?
”Att följa kassalagen handlar inte bara om teknik – det handlar om trygghet och transparens. Genom att säkerställa att ditt system uppfyller både dagens krav och nya XML-kravet, undviker du både risker och böter, samt får en lösning som är framtidssäker.” – Johan Rydberg, Affärsområdeschef POS på Sharp.
