Driver du egen verksamhet och använder kassasystem? Då finns det flera lagkrav som är viktiga att känna till för att uppfylla Skatteverkets regler. Dessa regler är grunden för att skapa transparens och säkerhet i din verksamhet. Här nedanför har vi samlat de viktigaste kraven - både lagkrav som gäller idag och nya som tillkommer.
Krav för kassasystem idag:
Alla betalningar ska registreras
Swish, kort och andra digitala betalningar räknas som kontantbetalningar och måste registreras i systemet.
Kvitto ska alltid erbjudas
Oavsett betalsätt ska kunden alltid erbjudas kvitto.
Kassasystem som saknar standardexport (SE‑fil) får inte längre tillverkas eller användas
Kassaregister utan möjlighet till standardexport av data fick inte tillverkas efter 31 december 2022, och får inte användas efter 31 december 2026. Läs mer här.
Kassasystemet måste vara certifierat och vara kopplat med en godkänd kontrollenhet, fysiskt eller molnbaserad
En kontrollenhet till ett kassasystem är ett krav i Sverige för att uppfylla Skatteverkets regler om kassaregister. Syftet med kontrollenheten:
- Förebygga skattefusk
Kontrollenheten lagrar en kopia av alla kvittotransaktioner som görs i kassasystemet. Detta gör att Skatteverket kan kontrollera att försäljningen som rapporteras stämmer. - Säker lagring av data
Den fungerar som en oberoende enhet som inte går att manipulera lika enkelt som själva kassasystemet. Den sparar information om:
- Kvittodata
- Tidpunkt för transaktion
- Kassaregistrets identitet - Lagkrav
Enligt Skatteförfarandelagen måste företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning (inkl. kort) använda ett certifierat kassaregister med kontrollenhet, om de inte omfattas av undantag.
Nytt krav från och med 2027:
XML‑export blir obligatoriskt för kassaregister med journalminne
Från och med 1 januari 2027 måste kassaregister som har ett så kallat journalminne kunna ta fram registreringar i XML‑format. Kravet gäller alltså inte alla kassaregister, utan endast de system som använder journalminne enligt Skatteverkets föreskrift SKVFS 2021:17. Det betyder att dessa system behöver kunna exportera sin försäljningsdata i ett standardiserat format.
Fördelar för ditt företag:
- Ökar förtroendet hos kunder och myndigheter.
- Minskar risken för böter vid Skatteverkets kontroll.
- Ger en spårbar och säker transaktionshistorik.
Checklista - uppfyller ditt kassasystem kraven?
- Registreras alla betalningar (kontant, kort, Swish och andra digitala betalningar)?
- Är kassaregistret certifierat och tillverkardeklarerat?
- Har kassaregistret stöd för standardexport av data (SE‑fil)?
- Är kassaregistret kopplat till en godkänd kontrollenhet eller ett certifierat kontrollsystem?
- Är kassaregistret korrekt konfigurerat enligt Skatteverkets föreskrifter (kvitto, rapporter, betalningsmedel)?
- Kan kassaregistret exportera registreringar i XML‑format? (Gäller kassaregister med journalminne från 2027.)
Behöver du hjälp med att säkerställa att ditt kassaregister uppfyller alla krav? Kontakta oss så hjälper vi dig att gå igenom ditt system.
