Dokumenthantering
Få bra rutiner och ökad säkerhet.
Ingenting är mer irriterande och tar onödig tid när vi inte hittar de dokument vi behöver. Tyvärr är det inte alls ovanligt på många arbetsplatser. Dokument skapas och lagras ofta på många sätt; på papper, datorer, USB-minnen, e-post, och i molnet. Listan kan göras lång.
Med hjälp av dokumenthantering får du koll på detta. På ett företag ökar antalet dokument varje dag. Det är lätt att tappa kontrollen vilket kan leda till problem om det är affärskritiska handlingar eller hot mot datasäkerheten. Anställda blir frustrerade och irriterade och det finns risk att uppfattas som ett oprofessionellt företag i kontakt med kunder och samarbetspartners.
Vilken tur att vardagen kan göras enklare med dokumenthantering för att avtal, fakturahantering och juridiska dokument kan få bättre rutiner.
Hur funkar det?
Dokumenthantering hjälper företag att få kontroll över dokument samtidigt som mängden av papper minskar.
Dokumenthantering effektiviserar dina arbetsflöden-oavsett om det är en fil eller ett dokument som du har laddat upp från din multifunktionsskrivare. Du kan hitta, lagra, hantera, dela, skriva ut och hämta alla dina affärsdokument på ett enkelt och säkert sätt.
Så mycket mer
Men med dokumenthantering även kallad electronic document management systems (EDM) kan du mer än hitta och lagra dokument, du får smarta och bra funktioner för att hantera dokument.
- Öppenhet och kontroll: Du bestämmer vilka anställda som får tillgång till vilka dokument, baserat på dokumentens känslighet och dina anställdas behörighetsnivå.
- Produktivitet: Auktoriserade användare kan komma åt allt de behöver och när som helst - oavsett vilken enhet de arbetar från.
- Versionskontroll: funktionen dokumenthantering säkerställer att dina kollegor arbetar med den senaste versionen av ett dokument – om det behövs finns det även möjlighet att återställa ändringar och återgå till en tidigare versioner.
- Samarbete: Med hjälp av datafångst kan flera dela, komma åt samma dokument och arbeta tillsammans i realtid från olika enheter. Det är en förutsättning när anställda finns på olika platser och inte är samlade på kontoret.
Fördelar för ditt företag:
Dokumenthantering har en mängd fördelar för företag i alla storlekar, till exempel:
Dokumentsäkerhet:
Genom att veta var dina dokument finns - och vilka data de innehåller – får du bättre och säkrare kontroll.
Förbättra produktivitet:
Dokumenthantering ger dig också möjlighet att styra vem som får åtkomst till dina dokument.
Genom att få tydligare rutiner blir det lättare för anställda att hitta det de behöver, samarbeta med varandra och få jobbet gjort.
Minska kostnader:
Programvaran minskar behovet av utskrifter genom att skapa digitala dokument, vilket kan bidra till minskade kostnader och bättre effektivitet.
Läs mer om våra dokument- och utskriftstjänster
Se hur du kan göra förbättringar för ökad effektivitet och lönsamhet.