Vårt besökshanterings-system är en smart, enkel och lättanvänd plattform för registrering av besökare, anställda och underleverantörer. Besökaren får ett positivt första intryck, och administrativa resurser kan frigöras för mer produktiva arbetsuppgifter vid användning av systemet.
Företagets reception är viktigare än det kan förefalla. När besökarna kommer in genom entrédörren är receptionen deras första intryck av företaget. Som många studier visar så är sju sekunder tillräckligt för att besökaren ska få ett tydligt första intryck.
Därför har vi utvecklat system för besökshantering. Systemet består av två komponenter: en interaktiv Sharp-skärm samt en intuitiv mjukvara för personnärvaro. Den intuitiva lösningen med mjukvara och pekskärm möjliggör smidig in- och utcheckning för besökarna, och gör att de enkelt själva kan rapportera när de anländer till eller lämnar en byggnad eller en avdelning. Besökarna kan även delges viktig information som rör företaget eller byggnaden, samt ge sitt medgivande avseende personuppgifter och den allmänna dataskyddsförordningen.
Företaget har därmed alltid en korrekt och aktuell lista över personer som befinner sig i byggnaden. Dessutom säkerställs efterlevnad av den allmänna dataskyddsförordningen, inklusive GDPR. I samband med incheckningsprocessen kan besökarna informeras om företagets sekretesspolicy och anmodas att godkänna denna. Efter slutförd incheckning skriver systemet automatiskt ut rätt typ av ID-kort till besökaren.
Olika skärmar i Sharps sortiment kan användas i systemet. Kunden kan välja en skärm på 15" eller till och med 40" beroende på behov.
Gränssnittet är helt anpassningsbart: du kan få allt från en välkomstskärm med ditt företags varumärke till skräddarsydda registreringsfrågor. Vi kan även erbjuda komplett konfigurering och support för att säkerställa att tjänsten uppfyller företagets behov.
Mjukvarulösning
Vi har ett nära samarbete med WhosOnLocation som tillhandahåller den mjukvara som registrerar besökarnas förflyttning inom byggnaden och mellan platser. Den kraftfulla, molnbaserade lösningen knyter ihop hanteringen av besökare, underleverantörer, anställda och nödtjänster, så att organisationer kan övervaka sina lokaler och se till att alla som befinner sig på plats är i säkerhet.
WhosOnLocation arbetar för närvarande med organisationer i 35 länder runtom i världen och hanterar över 13 miljoner in- och utcheckningar på tusentals platser varje år.
Affärsfördelar med besökshantering
Användning av systemet ger tydliga affärsfördelar. Dessutom har incheckningstjänsten många tidsbesparande funktioner som frigör värdefull tid för receptionisten.
Besökarna kan via skärmen enkelt registrera när de anländer till eller lämnar lokalerna. Dessutom kan företaget säkerställa att gällande hälso- och säkerhetslagstiftning samt den allmänna dataskyddsförordningen efterlevs. Genom att alla besökare registreras får man en säkrare arbetsplats. Säkerhetspersonalen har alltid kontroll på vilka personer som är närvarande och förflyttar sig i byggnaden.
Systemet kan automatiskt skriva ut rätt typ av namnbricka och meddela personal via e-post eller SMS att besökaren har anlänt och väntar i receptionen.
Enskilda besökare eller stora grupper kan förhandsregistrera sig och därefter snabbt checka in med hjälp av en QR-kod. På samma sätt kommer systemet ihåg återkommande besökare vilket gör incheckningen snabb och smidig. Besökare som befinner sig i lokalerna kan i ett nödläge enkelt kontaktas via SMS, vilket tillför extra säkerhet och trygghet.
Systemet kan dessutom kompletteras med en etikettskrivare som tillval som snabbt och smidigt kan skriva ut namnbrickor till besökarna. Detta är obligatoriskt på många kontor och företag, och texten på namnbrickan kan anpassas efter behov. Kunden kan själv bestämma vilken information som ska inkluderas på namnbrickan, såsom information om besökaren och dennes värd, Wi-Fi-inloggning eller säkerhetsinformation.
Företaget kan även välja att använda en papperslös lösning där besökaren får sin namnbricka via e-post eller SMS i form av en QR-kod, precis som ett digitalt ombordstigningskort (boardingcard) på flygplatser.
De data som samlas in kan användas för att skapa realtidsrapporter så att organisationen kan fatta databaserade beslut som bygger på närvarouppgifter för att exempelvis hantera delade utrymmen, såsom mötesrum eller parkeringsplatser, mer effektivt.
Besökshanterings-systemet är ett komplett och säkert sätt att effektivisera företagets reception.