Dokumentsäkerhet

Skydda din affärsdata

På alla företag hanteras mycket information men ofta saknas rutiner hur allt ska produceras, lagras, delas och hittas. Det kan leda till säkerhetsrisker och att företag bryter mot lagar. Oskyddade filer kan komma i orätta händer, mänskliga fel inträffar och obehöriga får åtkomst till information.

Ofta lämnas skrivare och kopiatorer utanför IT–säkerhetspolicyn vilket kan göra att de blir en väg in i nätverket för hackare och andra obehöriga besökare. Inte nog med att det kostar pengar att åtgärda, det kan dessutom orsaka stor skada för förtroendet. För ett skrivarrelaterat dataintrång i Europa uppgår genomsnittliga kostnaden till svindlande 825 000 pund*.

* “Print Security Landscape, 2020” study by Quocirca

Man-pressing-lock-icon-on screen

Skydda dina dokument

Dokumentsäkerhet måste vara en viktigt del av en organisations dokument- och utskriftshantering och bör fungera i alla sex steg i ett dokuments livscykel:

  • Skapa struktur - oavsett om det är att scanna papperskopior, övervaka e-post eller skapa och spara dokument från ett program.
  • Spara - spara dokument antingen på papper, digitalt eller hybridfilsystem.
  • Hantera - hantera användares åtkomstbehörigheter och versionsspårning för att säkerställa att användare arbetar i de senaste dokumenten med hjälp av spårbarhet som registrerar varje aktivitet som rör ett dokument
  • Bevara - se till att dokumenten förvaras på ett säkert sätt under tillräckligt lång tid
  • Dela - gör det möjligt att dela dokument på ett säkert och effektivt sätt med andra användare
  • Integrera - gör det möjligt att utbyta information mellan affärsapplikationer, till exempel bokförings- eller affärssystem
People-sat-around-desk-in-a-meeting

Få mer gjort med säkra och bra rutiner

Våra tjänster för dokumentsäkerhet är en viktig del av våra dokument- och skrivarlösningar Med hjälp av intuitiva arbetsflödes- och automatiseringsverktyg löser de dina utmaningar att hålla dina affärsdokument säkra och på sätt hjälper dig att få mer gjort.

Vi har expertis, support och verktyg för att hjälpa dig att utveckla och hantera din dokumentsäkerhetspolicy för att skydda din konfidentiella information under hela livscykeln, när den skapas, lagras, skrivs ut eller delas. Dessutom hjälper våra säkra dokumenthanteringslösningar dig att följa de senaste säkerhetsbestämmelserna, till exempel GDPR. Vi kan också hantera allt åt dig som en del av våra Managed Print Services.

Hands holding GDPR file in office

Det här kan du få hjälp med:

  • effektiv dokumenthantering - dina filer lagras i strukturerade och säkra molndatalager (lokala serverbaserade installationer är också möjligt).
  • utskriftssäkerhet - dina dokument skyddas så att de inte lämnas i skrivarens utmatningsfack. Vattenmärken kan läggas till på de utskrivna dokumenten för att visa tid, datum och vem som skrivit ut dem.
  • ökad dokumentsäkerhet - endast auktoriserade användare kan scanna dokument och det är möjligt att styra vilka destinationer dokument kan skickas till. Att lägga till lösenord till dokument som scannas till PDF–filer är en annan säkerhetsnivå som kan användas.
  • förbättrad dokumentkontroll - dold text och mönster kan bäddas in i bakgrunden av dokument. När ett försök görs att kopiera dokumentet blir den dolda texten synlig, och du kan enkelt skilja en kopia från originalet. De dolda mönstren kan till och med identifieras av Sharps kopiatorer för att förhindra att dokumentet kopieras.
Printer-office-people working at desks