Kontakta oss

Windows collaboration display hjälper till att få ett slut på "fantommöten"

Mötesrum är en integrerad del av kontoret men kan vara frustrerande svåra att hantera effektivt. En vanlig källa till frustration är att inte kunna hitta ett rum för ditt möte därför att alla är bokade. Ännu mer irriterande är det när folk bokar rum, men sedan inte dyker upp – "fantommötet". Med Windows collaboration display från Sharp tror vi att det finns en smart lösning på det problemet.

Den moderna arbetsplatsen har behövt ändras snabbt. Den traditionella utformningen har fått anpassa sig till föränderliga arbetsvanor hos anställda, oavsett om det är i form av flexibla arbetstider, delade arbetsutrymmen, ökningen av distansarbete eller till och med outsourcing av många roller.

Många verksamheter behöver mindre skrivbordsutrymme än tidigare, men de behöver fortfarande lika stora eller större samarbetsutrymmen. Vi tillbringar fortfarande mycket tid i möten. Sharps egen forskning fann den tiden till 25 timmar per person och månad för europeiska kontorsmedarbetare.

Likväl är ett av de största problemen som anställda lyfter fram att det aldrig finns tillräckligt med tillgängliga mötesrum när de behövs. I de flesta fall beror detta inte på en brist på fysiska mötesutrymmen, utan att rummen är överbokade.

Enligt Smart Buildings Magazine, medför denna utrymmesbrist att i medeltal 70 procent av medarbetarna slösar bort upp till 15 minuter per dag enbart på att leta efter ett rum för att genomföra ett möte.

 

Hantering av mötesrum

På ett genomsnittligt kontor förekommer mestadels två typer av möten: planerade och ad hoc. Planerade möten har längre ledtid, medan ad hoc-möten till sin form är mer spontana.

Uppgifterna varierar men det anses att mellan 20 och 40 procent av mötesrummen bokas, men sedan aldrig används. En rapport från Senion, en leverantör av positioneringsbaserade lösningar, lägger sig mitt emellan och anger siffran till 30 procent.

Detta har i sin tur lett till det fenomen som kallas "fantommöten" – där ett mötesrum har bokats i förväg, men ingen deltar i själva verket. Senions rapport menar att 'för den person som uteblev blir det inga konsekvenser. Men för alla andra blir följden ett rum mindre att välja bland.'

Det finns olika anledningar till varför planerade möten inte blir av: från att mötet inte längre ska ske, men inte avbokas till möten som har massbokats 'ifall' rummet skulle behövas. Alla dessa gör sammanlagt att fantommöten blockerar värdefulla utrymmesresurser som enkelt skulle kunna användas för ad hoc-möten.

Man tror att 33 procent av alla möten är oplanerade, så att hitta ett delat arbetsutrymme för sådana ad hoc-möten kan vara svårt.

Det finns många applikationer för bokningar som kan hjälpa folk att boka möten. Trots detta, även om ett system som gör det lätt för anställda att boka mötesrum på distans har många fördelar, är det en helt annan sak att se till att mötet fysiskt äger rum. Ännu viktigare, om möten inte sker behöver något göras som gör att rummet frigörs för de som behöver det.

 

Få ett slut på fantommöten med Windows collaboration display

Det är här en funktion i Windows collaboration display från Sharp kan vara till hjälp. Windows collaboration display från Sharp är en ny sorts interaktiv skärm för möten och teamwork. Den interaktiva 4K-skärmen använder Sharps senaste 10-punkts kapacitiva pekskärmsteknik P-CAP, så att du enkelt kan både skriva och läsa på skärmen.

Windows collaboration display från Sharp kompletteras av vår nya WorkSpace Intelligence-plattform, vilken är Azure Digital Twins-kompatibel, och tillhandahåller realtidsinformation från IoT-sensorer på displayen. Den informationen kan användas för att ge ansvariga för fastighetsförvaltning den information som de behöver för att se till att mötesrum används effektivt och produktivt.

Vad är Windows collaboration display från Sharp?

Vår lösning omfattar inte bara förmågan att övervaka antalet personer, vilket gör det möjligt för verksamheter att fatta informerade beslut om vilka typer av ytor som behövs baserat på antal, den kan också registrera när ingen har deltagit i ett möte. Med hjälp av molnbaserade AI-algoritmer kan den här informationen skickas vidare till bokningsprogramvaran, så att rummet kan frigöras och användas av de som behöver ett mötesutrymme.

För en demonstration, kontakta oss.

Kontakt

STEFAN LÖGDBERG
Nordic Commercial Director
stefan.logdberg@sharp.eu

Social