Kontakta oss

Hur Sharp kan ta fram en anpassad lösning för företagets ostrukturerade data

Med Cloud Portal Office kan företagets alla data lagras på ett strukturerat sätt. Nedan kan du se hur detta kan göra din organisation mer produktiv och effektiv.

Med vår senaste version av Cloud Portal Office har vi skapat ett smidigt dokumenthanteringssystem avsett för små och medelstora företag.

Den huvudsakliga uppgiften att lösa är ”ostrukturerade data”. Det är sådana data som är svårast att hitta då de är lagrade i en mängd olika format, från pappersdokument i ett arkivskåp till en fil i en lokal dator, på en delad disk eller till och med i ett helt annat system.

Enligt analytiker ägnar en anställd i genomsnitt 30 % av arbetstiden åt att söka efter dokument. Detta är kostsamt för företag av alla storlekar, och extra betungande för små och medelstora företag.

Med Cloud Portal Office har vi skapat ett bibliotek där du kan lagra alla data och strukturera dem med hjälp av indexinformation så att informationen blir mer användbar. En avgörande fördel med Cloud Portal Office är att lösningen nu innehåller en mängd nya funktioner, inklusive stöd för fler av våra verktyg. Detta innebär att vi kan erbjuda en skräddarsydd lösning för olika typer av företag eller avdelningar med specifika behov.

Dessa nya dokumenthanteringsfunktioner och verktyg för innehållshantering gör det lättare att överföra data till Cloud Portal Office. Vi kan därmed också ta fram lösningar för allt från enkel dokumenthantering för sökning och hämtning till avancerade arbetsflödeslösningar.

Dessa verktyg är en del av våra optimerade mjukvarulösningar. Utöver Sharps egenutvecklade produkter har dessa verktyg tagits fram av våra partner. Vi har valt dessa eftersom de ger stora affärsfördelar, och vi har noggrant utvärderat dem för att säkerställa att de är kompatibla med vår hårdvara och mjukvara, samt uppfyller våra höga säkerhetskrav.

Nedan går vi igenom ett par olika sätt att använda Cloud Portal Office med två olika verktyg.

Enkel digital indexering av pappersdokument

Sharps optimerade lösning för scanning är integrerad med våra multifunktionssystem. Detta betyder att användaren kan scanna dokument med multifunktionssystemet och lagra filerna online. Lösningen har många funktioner utöver faktisk scanning, såsom förbättring eller upprätning av sidinnehållet för högkvalitativ scanning.

Den har även en enkel arbetsflödesfunktion för dirigering av scannade dokument till önskade mappar. Du kan dessutom samla in metadata – indexinformation – för scannade dokument och lagra dessa i önskade mappar.

Sammantaget är detta en lättanvänd tillämpning som gör att användaren kan scanna dokument med multifunktionssystemet och lägga till indexinformation. För exempelvis ett personalformulär är det praktiskt att indexera det med den anställdes namn eller avdelning. Därefter sparas dokumentet inklusive indexdata.

Automatisering av enkla dokumentrutiner

Våra lösningar för optimerade arbetsflöden kan hantera såväl digitala filer som scannade pappersdokument. Dokument som skapas i vanliga program såsom Microsoft Word eller e-postprogram kan bearbetas och indexeras, liksom scannade dokument. Vi kan därmed scanna pappersdokument och kategorisera och indexera dem, och även bearbeta digitala filer.

När informationen har registrerats och skickats genom arbetsflödet kan den lagras och hanteras i dokumenthanteringssystemet Cloud Portal Office.

Arbetsflödet kan konfigureras för många olika behov och miljöer, såsom leverantörsreskontrarutiner. Leverantörsfakturan scannas med multifunktionssystemet varefter arbetsflödesfunktionen automatiskt extraherar tillämpliga data från fakturan med hjälp av optisk teckenigenkänning (OCR). Exempel på nödvändiga data är totalbelopp, moms, leverantörens namn och adress samt en kontroll att beloppen är korrekta.

Lämpliga villkor kan ställas upp efter behov. Till exempel om fakturan understiger ett visst belopp kan den skickas vidare till nästa steg i processen, som kan bestå av betalning. Om beloppet överstiger en viss gräns kan den istället skickas vidare till exempelvis en linjechef. Dessa och många andra villkor kan konfigureras i arbetsflödet.

Information kan även hämtas från externa system. I fallet med leverantörsreskontra kan funktionen ha en automatiserad betalningsrutin där det extraherade beloppet från fakturan jämförs med beloppet i inköpsordern. Om beloppen överensstämmer kan fakturan betalas automatiskt.

Låt oss skräddarsy en lösning åt dig

Cloud Portal Office ger fördelar för alla små och medelstora företag. Lösningen ger väsentliga förbättringar när det gäller produktivitet, effektivitet och samarbete i form av lägre kostnader för utskrift, kopiering, lagring, mjukvara, hårdvara och personal, samt ett minskat beroende av pappersdokument tack vare omvandling till digitalt format.

Om du vill ha mer information om Cloud Portal Office, kontakta oss.

Kontakta oss

STEFAN LÖGDBERG
Nordic Commercial Director
stefan.logdberg@sharp.eu

Social