Kontakta oss

Hur Sharp kan hjälpa ditt företag att automatisera manuella, repetitiva moment

Med hjälp av våra optimerade mjukvarulösningar kan du automatisera många repetitiva arbetsuppgifter. Nedan beskrivs hur Sharp kan bidra till högre produktivitet och effektivitet i ditt företag.

 

Sharp Cloud Portal Office är ett smidigt dokumenthanteringssystem utvecklat specifikt för små och medelstora företag. Cloud Portal Office fungerar som dokumentlager för företagets alla filer, och innehåller dessutom en mängd funktioner som kan förbättra din dokumenthantering.

Exempelvis kan manuella och återkommande arbetsuppgifter automatiseras med hjälp av våra optimerade mjukvarulösningar. Dessa tredjepartslösningar har noggrant utvärderats och är fullständigt kompatibla med Sharps multifuntionssystem och Cloud Portal Office.

Med automatisering av manuella uppgifter avses alla arbetsuppgifter som involverar information i form av pappersdokument, eller en kombination av pappersdokument och digitala filer, som kan bestå av att personal behöver föra över information från pappersdokument till ett digitalt system eller arkivera dokument manuellt. Detta är ett tidsödande och långtråkigt arbete som dessutom medför risk för mänskliga misstag. Det finns en stor potential för effektivisering av sådana rutiner.

Första steget är Sharps optimerade scanninglösning som integreras med våra multifunktionssystem. Detta betyder att användaren kan scanna dokument med multifunktionssystemet och lagra filerna online.

Vår optimerade scanninglösning kan användas i många sammanhang och miljöer, exempelvis för posthantering i större företag, leverantörsreskontra och till och med hantering av företagets kostnader; alla situationer där olika typer av dokument används i företaget och måste bearbetas på olika sätt.

När ett dokument scannas med multifunktionssystemet bearbetar programvaran för optisk teckenigenkänning (OCR) dokumentet och lagrar innehållet som text i sökbar form, och extraherar samtidigt viss nyckelinformation.

Exempel från verkliga livet: posthanteringsrum

Information som automatiskt kan extraheras från post är normalt mottagarens namn och adress, datum när dokumentet skrevs och datum när dokumentet togs emot.

Systemet ger sedan användaren möjlighet att validera informationen och vid behov göra ändringar så att data är korrekta. När informationen har registrerats och skickats genom arbetsflödet kan den lagras och hanteras i dokumenthanteringssystemet Cloud Portal Office.

När posten läggs i mottagarens mapp i Cloud Portal Office skickas ett e-brev till mottagaren om att ny post har anlänt. Mottagaren får tillgång till posten genom att klicka på en länk i e-brevet, varvid dokumentet hämtas från Cloud Portal Office.

Utöver Cloud Portal Office har vi utvecklat en API-uppsättning för utvecklare för integrering av andra tillämpningar med Sharps optimerade mjukvaror.

Med denna lösning kan verksamhetens effektivitet och produktivitet ökas. Som bonus ökar noggrannheten eftersom dokumenten alltid skickas till rätt mottagare i rätt tid.

Avancerad datautvinning

För mer avancerade processer, såsom bearbetning av leverantörsreskontra, krävs lite mer sofistikerad hantering av den information som ska utvinnas. Med vår modul för avancerad datautvinning kan radobjekt i fakturor extraheras utan att fasta OCR-zoner krävs på specifika platser i dokumentet.

Exempelvis vet vi att fakturor från olika leverantörer har information på specifika ställen i dokumentet som behöver extraheras. Datautvinningsfunktionen använder därför smarta zoner och letar efter formatering, prefix och till och med logotyp för att utforma mallar som möjliggör korrekt extrahering.

När systemet har extraherat denna information kan operatören validera den. När operatören ska kontrollera fakturan markerar den avancerade mjukvaran enbart de områden som behöver valideras, vilket gör processen snabb och smidig.

Digitalisering är bara början

För många är digitalisering av dokument den primära nyttan. En av de största fördelarna med information i digital form är emellertid att vi kan skapa processer som kan utnyttja sådan information, samt att företaget får bättre kontroll över informationen.

I många avseenden är posthanteringsrummet inkörsporten för automatiserade processer. När posten väl har digitaliserats kan den utnyttjas i andra processer för att underlätta personalens arbetsuppgifter.

Detta hanteras normalt med hjälp av arbetsflödesregler. Om posten exempelvis inte har öppnats inom två dagar kan en e-postpåminnelse skickas. Om den inte har öppnats inom ytterligare två dagar kan ett meddelande skickas till en kollega eller närmaste chef. På så sätt tas all post om hand, och affärsprestanda kan bedömas baserat på informationsflödet inom företaget.

E-post kan skickas även för att påskynda processer, beroende på verksamhetens art och dokumenttyp. Till exempel en skadeanmälan kan dirigeras till rätt avdelning inom ett försäkringsbolag.

Ytterligare en stor fördel med automatisering av sådana rutiner är statistik- och spårbarhetsmöjligheter. Om dokumenten digitaliseras direkt vid ankomsten skapas en verifieringskedja som ger företaget ökad kontroll.

På lång sikt gör automatisering av arbetsuppgifter att företaget blir rörligare och mer konkurrenskraftigt. Om dina konkurrenter inte drar nytta av denna typ av teknik är deras kundrespons sannolikt inte lika effektiv. Om all företagsinformation finns i digital form och samlad på ett ställe kan den enkelt hittas och hanteras, vilket betyder snabbare respons.

Sharp erbjuder dessa verktyg till små och medelstora företag till en bråkdel av kostnaden för motsvarande lösningar för storföretag.

Om du vill ha mer information om hur Sharps optimerade mjukvaror kan hjälpa dig automatisera affärsprocesser, kontakta oss.

Kontakta oss

STEFAN LÖGDBERG
Nordic Commercial Director
stefan.logdberg@sharp.eu

Social