Kontakta oss

Arbetet på din ekonomiavdelning kan underlättas genom Sharps Optimised Workflow Software

Vår programvarusvit Optimised Workflow Software hjälper ditt företags ekonomiavdelning att hantera inkommande fakturor mer effektivt. 

Det finns många fördelar med elektronisk hantering av inkommande fakturor. Det gör att ekonomiavdelningen slipper många repetitiva uppgifter, påskyndar processen så att du kan betala leverantörer i tid, skapar en säker lagring av fakturor som scannats in i systemet och gör fakturorna lätta att söka digitalt.

Som en del av vår svit Optimised Software Solutions har vi en applikation som gör det enkelt att hantera inkommande fakturor. De kan scannas och hanteras i ett anpassningsbart automatiskt arbetsflöde som gör att allt fungerar som på räls.

Vår programvara Optimised Workflow Software hanterar hela processen och kan automatiskt jämföra fakturor med inköpsorder och leveransdokument, vilket gör att du slipper manuell jämförelse som ofta medför misstag. Automatiska triggerfunktioner och varningsmeddelanden håller dig uppdaterad under en fakturas hela hantering – från mottagande till godkännande och betalning. 

Så här fungerar det

Optisk teckenläsning, OCR, används för att extrahera information som exempelvis leverantörsnamn, fakturabelopp och momsbelopp från dina sparade fakturor. Tack vare smart taggning och maskininlärning är mallarna för den optiska teckenläsningen enkla att utforma och de blir mer effektiva ju fler gånger de används.

Det går snabbt och enkelt att lägga in fakturor i systemet. Du behöver inte registrera några uppgifter manuellt, och systemet kan hantera både pappersfakturor och elektroniska fakturor.

Vår Optimised Workflow Software kan kontrollera den information som extraheras under inläsningen för att till exempel se till att summan av alla poster överensstämmer med det totala fakturabeloppet eller att momsbeloppet är korrekt beräknat. Den kan också extrahera viktiga uppgifter, som leverantörsnamn och fakturanummer, och kontrollera att de stämmer överens med beställningssedlarna.

Lagring och hämtning 

Efter inläsning av fakturorna arkiveras de utifrån de uppgifter som extraherats och lagras säkert i ett dokumenthanteringssystem tillsammans med annan relevant information, till exempel beställningssedlar och leveransdokument.

Att spara fakturorna säkert i ett centralt arkiv gör att de snabbt och enkelt kan hämtas, så att du kommer åt dem närhelst det behövs. Du kan också söka efter specifik information med hjälp av nyckelord, vilket är betydligt snabbare än att leta efter pappersfakturor i arkivskåp.

Företagets regler för godkännande av fakturor kan fastställas och tillämpas på ett enhetligt sätt, med relaterade arbetsflöden och triggerfunktioner. Om till exempel den person som utsetts för att godkänna fakturor inte är tillgänglig släpper systemet inte igenom några fakturor utan godkännande. I stället får den person som utsetts som reserv för godkännande ett automatiskt meddelande om att kontrollera fakturans status.

Med Sharps Optimised Workflow Software kan ditt företag lagra och scanna fakturor elektroniskt, vilket ger större säkerhet och mer tillförlitlig hantering. Vill du veta mer? Kontakta oss.

Kontakt


STEFAN LÖGDBERG
Nordic Commercial Director
stefan.logdberg@sharp.eu

Social