Kontakta oss

Fallstudie: Managed Print Services vid University Of Sheffield

University of Sheffield
University of Sheffield ingår i Russell-koncernen och är erkänt för sin undervisning och forskning i världsklass. Universitetet är ett av Storbritanniens mest ansedda och rankas genomgående som ett av världens 75 bästa. Universitetet har 27 000 elever från 117 länder, och utsågs nyligen till det allra främsta i undersökningen Times Higher Education Student Experience.

Då universitetsbyggnaderna är spridda över Sheffields livliga stadskärna kan uppgiften att integrera IT-tjänster utgöra en verkligt tuff utmaning. Vid en genomgång av universitetets utskriftsinfrastruktur upptäcktes mer än 3 000 skrivare av olika fabrikat och modeller. Skrivarna krävde olika tonerkassetter, drivrutiner och servicescheman, och var inte enkla att underhålla.

Universitetet beslöt att introducera ”My Sustainable Print” för att ge en bättre användarupplevelse och minska miljöbelastningen och kostnaderna för utskrift. I samarbete med Sharp ersatte universitetet 3 000 av sina skrivare med en lämplig mängd multifunktionssystem. Sharp förvaltar universitetets utskriftsmiljö i form av lyhörd på plats-support.

Universitetets personal kan nu skriva ut och hämta högkvalitativa utskrifter i färg eller svartvitt från valfritt multifunktionssystem. Den nya tekniken upplevs som flexibel och lättanvänd. Med Sharps lösning förväntas universitetet spara mer än 11 miljoner kronor årligen. Energiförbrukningen sänks med 80 % och koldioxidutsläppen sänks från 24 ton till 5 ton årligen.

Sharps lösning
Sharp hanterade implementeringen för universitetet genom att identifiera lämplig placering av utrustningen. Vi hade kontinuerlig kontakt med personalen vilket säkerställde en friktionsfri övergång. Mellan januari och mars 2014 installerade Sharp 300 identiska A4-multifunktionssystem och 300 identiska A3-multifunktionssystem vid universitetet. Färgmultifunktionssystemen ger användarna tillgång till högkvalitativ utskrift, kopiering och scanning.

Sharp tillhandahöll grundläggande utbildning, och för att användarna skulle få gott om tid att bekanta sig med den nya tekniken lämnades de gamla skrivarna kvar på plats under en månad innan de samlades in och donerades till välgörande ändamål. Den nya utrustningen är lättanvänd, har en intuitiv pekskärm för navigering och val av funktioner och en enda enhetlig skrivardrivrutin.

Istället för att skriva ut på en bestämd enhet kan användarna nu hämta upp utskriftsjobb från valfritt Sharp-multifunktionssystem. Sharps integrerade Follow Me-funktion är både lättanvänd och säker. Efter autentisering via sitt ID-kort vid ett multifunktionssystem kan användaren skriva ut konfidentiella dokument, kopiera samt scanna pappersdokument direkt till e-postmottagare.

Sharp förvaltar universitetets utskriftsmiljö. En dedikerad maskinparksansvarig och två servicetekniker anställda av Sharp är baserade vid universitetet. Via universitetets kundtjänst ger de smidig och effektiv support till användarna. Med hjälp av Sharps OneStop-serviceverktyg för övervakning av utrustning kan de diagnostisera och lösa många problem innan användarna hinner märka att något är fel.


Kundfördelar
Sharps lösning har transformerat användarnas upplevelse vid University of Sheffield. Den nya tekniken är mer flexibel, produktiv och tillförlitlig. Genom att ta bort skrivbordsskrivarna har mer skrivbordsutrymme frigjorts. Och istället för att vara begränsade till en lokal skrivare har alla användare nu tillgång till avancerade multifunktionssystem med utskrift, kopiering och scanning i färg.

Universitetets personal kan skriva ut och sedan hämta utskriften vid valfritt multifunktionssystem när det passar dem, vilket ger ökad mobilitet. Om det närmast belägna multifunktionssystemet är upptaget kan utskriften enkelt hämtas vid ett annat multifunktionssystem. Dokumentkonfidentialiteten säkerställs genom att utskriftsjobbet hålls kvar i utskriftskön tills ägaren frisläpper det vid maskinen.

Med Sharps hanterade utskriftstjänst har administrations- och supportbördan minskats. Mätaravläsningar samlas in automatiskt, och kostsamma förbrukningsmaterial behöver inte lagerföras. Tack vare Sharps support på flera nivåer har universitetet dessutom kunnat frigöra IT-resurser till förmån för mer strategiska projekt.

Kostnadsbesparingarna för projektet är övertygande. Enbart ”My Sustainable Print” förväntas minska University of Sheffields utskriftskostnader med 11 miljoner kronor årligen, vilket är ett sensationellt högt belopp med tanke på den kvalitetsförbättring och effektivitetshöjning som den nya utskriftsinfrastrukturen har medfört. Dessutom medför den energieffektiva lösningen en minskning av utskriftsrelaterade koldioxidutsläpp med 80 %.

Kontakta oss

STEFAN LÖGDBERG
Nordic Commercial Director
stefan.logdberg@sharp.eu

Social