Kontakta oss

Fallstudie: Lägre kostnader för multifunktionssystem för det holländska vattenverket Rivierenland

När det holländska vattenverket Rivierenland ville minska sina utskrifts- och papperskostnader vände man sig till Sharp. Sharp Benelux hjälpte myndigheten att få inblick i sina utskriftskostnader och hitta den bästa lösningen för sina behov.

Det holländska vattenverket Rivierenland försöker oupphörligen hitta sätt att förbättra sina affärsprocesser och göra dem mer hållbara och miljövänliga. Det kan gälla allt från att återvinna energi från vattenreningsprocesser och använda den till andra processer, utrusta anläggningar med solceller och vidta åtgärder för att minska koldioxidutsläpp genererade av personalens resor och transporter.

Myndigheten siktar på att bli energineutral och att ha minimerat sina koldioxidutsläpp år 2030. Dessa miljömål utgjorde en stor anledning till att man sökte en ny skrivarleverantör, då utskrift ofta är ett område där hållbarheten kan förbättras till exempel genom mindre pappers- och energiförbrukning.

Rivierenlands ledning och personal ser till att det holländska folkets dag efter dag har torra fötter. Myndigheten övervakar bankar och vatten i flodområdet som sträcker sig från gränsen till Tyskland där Rhen flyter in i Nederländerna, till staden Kinderdijk i landets sydligaste del. Med hjälp av ny kunskap och innovativ vattenregleringsteknik förhindrar man översvämningar och att bankar och vallar bryts sönder. Myndigheten ansvarar även för avloppsvattenrening, råttbekämpning och vägunderhåll i området.

Granskning av utskriftsförbrukningen

Rivierenland strävade efter miljövänligare utskriftsprocesser och sökte därför en ny skrivarleverantör. Sharp hjälpte myndigheten att undersöka aktuella besparingsmöjligheter. Parterna redovisade tillsammans fakta avseende utskriftsförbrukning och utskriftskostnader med hjälp av regelbundna rapporter. Dessa pekade snart tydligt ut vilka åtgärder som skulle kunna minska kostnaderna. Det var tydligt att det fanns ett överskott på skrivare, då vissa sällan användes av personalen. Man beslöt därför att minska antalet skrivare med tio jämfört med det tidigare avtalet.

Rapporterna visade också att antalet olika tonerkassetter kunde minskas, till exempel genom att oftare skriva ut i svartvitt istället för i färg. Sharp rekommenderade därför svartvitt som standardinställning, vilket sannolikt skulle leda till att användarna mer sällan skulle välja att skriva ut i färg. Myndigheten kunde därmed begränsa både inköpet av färgtoner (där kassetterna var återvinningsbara) och erfordrad lagerhållning.

Steven Verdonk, kontoansvarige vid Rivierenland: “Om vi vill utgöra ett exempel för andra organisationer när det gäller företags sociala ansvar så behöver vi söka oss till partner som kan bidra till vår föredömliga roll. Detta innebär att vi alltid undersöker våra leverantörers inställning till mänskliga rättigheter och arbetsförhållanden i produktionsprocesserna. Även miljöfrågor såsom återvinning och energiförbrukning för utrustning inverkar. Exempelvis är Sharps skrivare några av marknadens energisnålaste."

Implementering

För att säkerställa att Sharp uppfyllde alla tekniska krav utsattes de nya skrivarna för ett funktionstest innan de installerades. Rivierenland krävde även att leverantören hade en utförlig implementeringsplan, snabbt skulle kunna åtgärda fels amt utbilda personalen. Efter att Sharp kunde visa att alla dessa krav kunde uppfyllas installerades alla 27 skrivarna under en och samma dag. Myndigheten sammanställde en utförlig handbok för att användarna snabbt skulle komma igång med de nya skrivarna. Sharps instruktörer fanns dessutom på plats under tre dagar som stöd och hjälp.

De nya skrivarna har märkbart förbättrat personalens upplevelse. De kan nu smidigt få tillgång till skrivarna via ett kort. Tack vare Follow-Me-utskrift kan användarna skriva ut på valfri skrivare i byggnaden. Utskriftsjobbet lagras på en server, och användaren kan skriva ut det på valfri skrivare genom att aktivera den med kortet. Alla dessa faktorer bidrar till lägre utskriftskostnader; till exempel skrivs inte dokument ut onödigtvis genom att användaren råkar skicka utskriftsjobbet till fel skrivare. Användarna behöver inte heller oroa sig för dokumentsäkerheten; utskriftsjobbet kan skrivas ut först när användaren har autentiserat sig vid skrivaren vilket innebär att inga andra personer kan se konfidentiellt eller känsligt innehåll.

Steg ett fullföljt

Genom att minska antalet skrivare med mer än 25 procent, byta till energisnålare skrivare och förbättra inköps- och förbrukningsrutinerna tog Rivierenland det första steget mot en miljövänligare och mer kostnadseffektiv utskriftspolicy. Nästa steg består av att minska utskriftsvolymerna väsentligt genom att uppmuntra personalen att läsa fler dokument på skärmen istället för att skriva ut dem. Verdonk kommenterar: "Vi skulle vilja att personalen läser fler av dokumenten på sin surfplatta eller datorskärm istället för att rutinmässigt skriva ut dem. Detta är emellertid inte helt lätt att åstadkomma, då de flesta föredrar att läsa på papper, speciellt om dokumentet är flera sidor långt. Vi ser fram emot att detta förändras i framtiden."

Under tiden strävar Rivierenland vidare mot sitt mål att vara energineutrala år 2030. "Vår nya skrivarpark tar oss ytterligare ett steg mot detta mål. Nu behöver vi fortsätta att identifiera möjligheter till ytterligare besparingar" säger Verdonk. Genom detta arbete hoppas Rivierenland att myndigheten ska bidra till ökad kvalitet på både sina tjänster och närmiljön, och i förlängningen hela landets miljö.

Om du vill ha mer information om hur Sharps multifunktionssystem kan hjälpa ditt företag att spara pengar, bli effektivare och minska sin energiförbrukning, kontakta oss.

 

 

Kontakt

STEFAN LÖGDBERG
Nordic Commercial Director
stefan.logdberg@sharp.eu

Social