Kontakta oss

Bring kör digitalt och ökar säkerheten

Du har beställt en stor soffa, barnens medicin och muggar till jobbet. Nu krävs rätt underlag, logistik och en lastbil för säker leverans - det kan vara Bring som levererar till dig och till ditt kontor.

Bring kan transportera, lagerhålla och leverera, import och export - allt inom paket, gods, termo, lager och bud. Det gäller för transportledare, logistiker och speditörer att planera och få det smartaste logistikupplägget.

Bring som är en relativt ny samarbetspartner för Sharp och finns i hela landet, har idag lösningar i Ystad, Jönköping och Linköping. I Ystad har vi tillsammans utvecklat nuvarande arbetssätt.

Ingemar Persson, Site Manager, Bring Ystad - kan du berätta om din vardag?
-Jag började i branschen 1990 och sedan 2011 arbetar jag på Bring i Ystad. Vi hanterar internationellt gods med lastbil till och från Östeuropa och vi har ungefär 2000 leveranser per månad.

Logistik är ledord
Till varje leverans är åtta till tio dokument kopplade, det är bland annat tullpapper, fakturor, bokningar och fraktsedlar. Sammantaget blir det enorma mängder information som måste hanteras och sparas. Fraktsedlar är de mest affärskritiska dokument och i Ystad hanteras de numera via digital arkivering och scanningsflöden.

Scanningsstationer
-Med hjälp av vår lösning har Bring nya rutiner. Genom att scanna in fysiska fraktsedlar finns de som dokument och lever i digital form. Dessa arkiveras digitalt i en mappstruktur som vi har skräddarsytt. Där finns flera multifunktionssystem som används främst för scanning och utskrifter och de går under namnet ”scanningsstationer” av användarna, säger Johan Byström, kundansvarig på Sharp.

Säkrare och snabbare
-Det är en extrem förbättring på många sätt, dessutom är det säkrare och snabbare. Om till exempel Skatteverket gör kontroll är det mycket enklare nu. Att springa runt och leta i mappar, där dokumentet kan ha sorterats in fel, tar väldigt mycket tid. Så både arbetsmässigt och tidsmässigt är det stora framsteg, säger Ingemar Persson.

-Det är en stor vinst även miljömässigt - vi sparar på papper och kan dessutom minska rejält på lagringsutrymmet. Förr hade vi flera pallar med dokument som låg i nummerordning som vi var tvungna att arkivera, frakta bort och lagerhålla i magasin, säger Ingemar Persson.

Tidigare arkiverades fraktsedlar i mappar och pärmar som sparades i skåp och arkiv. Manuell hantering innebär alltid en hög risk. Den blir ofta personberoende - när någon slutar eller är sjuk riskerade företaget att tappa kontrollen. De fysiska arkiven kan förstöras vid en brand eller vattenskada.

Bättre för kunden
Med nya rutiner blir dokumenten spårbart och sökbart och är inte längre person-beroende. Det här har gjort att de får en ökad säkerhet kring hanteringen och kan erbjuda en snabbare kundsupport när någon information behöver hittas eller kontrolleras.

Säker utskriftshantering
Bring har strikta bestämmelser och IT-policys när det gäller hantering av känslig information. Att arbeta med de nya rutinerna och arkivera digitalt, innebär att Bring själva äger sin affärskritiska information och har full kontroll på den. Detta är ett krav från bolaget och i linje med säkerhetsbestämmelser och GDPR.

Säker utskriftshantering innebär att användaren måste blippa ett kort eller tagg vid maskinen för att kunna hämta ut sin utskrift. De utskrivna dokumenten kommer alltså inte ut per automatik vilket skyddar känslig information som leveransadresser, tidsangivelse, information om förare och så vidare. Samtidigt är det bra för miljön då det minskar onödiga utskrifter.

Det är lätt att styra åtkomst i digitala flöden och på sätt säkerställa att endast rätt personer har tillgång till viss information. Alla kan inte springa och bläddra i fysiska mappar och ta del av allt.

Samarbeta över gränser
Vid scanningsstationerna kan användarna också hantera digitala dokument som redan skapats eller scannats in av andra aktörer. Det kan vara fraktsedlar, tulldokument och CMR-blanketter som används vid frakt mellan länder. Det här är nya arbetssätt vilket ytterligare underlättar logistiken.

Sladdlösa möten
I mötesrummet i Ystad finns en BIG PAD-skärm som används för presentationer och för att spara ner filer.
-Det är extremt smidigt att jobba med skärmen. Den har bra upplösning och det är skönt att inte behöva några sladdar. Jag är mycket nöjd då det har funkat över förväntan och utan strul, säger Ingemar Persson.

Skärm för alla
Alla anställda och besökare måste passera entrén där en digital skärm finns på väggen med information om till exempel någon är sjuk, ledig, på semester och om kommande besök.
-Det är jag själv som uppdaterar innehållet på skärmen varje morgon. Det är ett enkelt sätt för mig att sprida information, och det är lätt för personalen att vara uppdaterade. Det fungerar alldeles utmärkt och det är uppskattat av alla, säger Ingemar Persson.

Vad är viktigt för ett gott samarbete?
-För mig är tillgänglighet och nåbarhet otroligt viktigt. Vårt samarbete är bra och jag har bara positivt att säga om våra nya rutiner. Jag är faktiskt mycket nöjd med mig själv att jag tog det beslutet för ett år sedan, då det fungerar så bra, och vi har verkligen fått valuta för pengarna, säger Ingemar Persson.

Vad är det konstigaste du har hanterat?
-Det mest udda som jag kan berätta om är när tre frysbilar hämtade en isbar från Ishotellet i Jukkasjärvi. Leveransen gick till ett hotell i Turkiet som skulle ha isbaren för en invigning. Det var mitt i sommaren och otroligt varmt och något liknande har jag inte varit med om.

Den här artiklen kommer från Engage

Kontakt

STEFAN LÖGDBERG
Nordic Commercial Director
stefan.logdberg@sharp.eu

Social